Bitrix24 bez bólu: jak uporządkować aplikacje i nie stracić klientów

Przetwarzanie leadów jest możliwe tylko wtedy, gdy istnieje porządek w CRM. A czy straciłbym coś, gdybym prowadził klientów w arkuszach kalkulacyjnych?



Oczywiście dane klientów i transakcji można również przechowywać w Excelu lub Arkuszach Google. Nikt nie przeszkadza w dokładnym wprowadzaniu informacji o etapach komunikacji z klientami, filtrowaniu klientów według kwoty zamówienia, zainteresowań lub wykonywaniu prostych raportów. Ale w praktyce wszystko okazuje się niezwykle "kutsy" pod względem funkcjonalności, a rutyna, wręcz przeciwnie, jest oczywista.

Korzystanie z CRM w przeciwieństwie do arkuszy kalkulacyjnych dyscyplinuje pracowników. To nie tylko praca z potencjalnymi klientami. Są to możliwości szczegółowego planowania, automatyzacji przypomnień i przejrzystości wszystkich etapów interakcji z klientami.

W Bitrix24-model ról praw w CRM

Wydawałoby się, że w Arkuszach Google można ustawić "redaktorów", "czytelników", "komentatorów", ale są to "topornie" trzy role. Bitrix24 ma role domyślne i niestandardowe, a ponadto można skonfigurować indywidualne prawa dostępu do CRM, formularzy CRM itp.

Korzystanie z systemu CRM z możliwością konfigurowania praw dostępu dla każdej roli ma kilka znaczących zalet w przetwarzaniu aplikacji:

Kontrola i bezpieczeństwo

Konfigurowanie praw dostępu pozwala ograniczyć możliwości pracowników w zakresie zmiany danych, co zmniejsza ryzyko błędów i nielegalnych zmian. Na przykład, jeśli wolno modyfikować tylko swoje aplikacje, pracownicy będą bardziej odpowiedzialni za swoją pracę.

Odpowiedzialność

Każdy pracownik wyraźnie rozumie swoją odpowiedzialność podczas przetwarzania konkretnej aplikacji i interakcji z klientami. Przyczynia się to do poprawy jakości przetwarzania aplikacji i zwiększa dyscyplinę w zespole.

Efektywne zarządzanie

Menedżerowie mogą kontrolować proces przetwarzania aplikacji, mając dostęp do wszystkich elementów CRM.

Prędkość

Dzięki przejrzystości wszystkich etapów interakcji z klientami pracownicy mogą lepiej koordynować i unikać powielania wysiłków, co przyspiesza proces obsługi zgłoszeń. CRM umożliwia również konfigurowanie automatycznych przypomnień i powiadomień, co przyczynia się do szybszej reakcji na aplikacje i zmniejsza prawdopodobieństwo ich utraty lub zignorowania.

5 wyzwań i skutecznych rozwiązań w przetwarzaniu wniosków

Różne kanały otrzymywania wniosków

Problem: menedżerowie otrzymują aplikacje za pośrednictwem poczty e-mail, połączeń telefonicznych, komunikatorów i mediów społecznościowych, co prowadzi do fragmentacji informacji i zamieszania. Niektóre aplikacje mogą zostać utracone, przeoczone lub przetworzone z opóźnieniem.

Rozwiązanie Bitrix24: wdrożenie jednego systemu, który gromadzi wszystkie przychodzące żądania w jednym miejscu. Bitrix24 umożliwia integrację różnych kanałów komunikacji (poczta, Telefonia, komunikatory), co upraszcza proces śledzenia i przetwarzania wniosków.

Brak przejrzystości w obsłudze aplikacji

Problem: menedżerowie nie rozumieją, na jakim etapie jest praca z każdą aplikacją, co prowadzi do przeciągania procesów i niezadowolenia klientów.

Rozwiązanie Bitrix24: Lejki sprzedażowe pomagają wizualizować cały proces obsługi klienta, od pierwszego kontaktu do zamknięcia transakcji. Dzięki temu menedżerowie mogą zobaczyć, na jakim etapie znajduje się każda aplikacja i co należy zrobić dalej.

Podział wniosków między menedżerów

Często zdarzają się sytuacje, w których wielu menedżerów może pracować nad jedną ofertą (szczególnie w niszach o długim cyklu transakcji).

Rozwiązanie z Bitrix24: automatyzacja dystrybucji aplikacji umożliwia przypisanie ich do określonych menedżerów na podstawie obciążenia pracą lub innych kryteriów. Pomaga to uniknąć powielania wysiłków i poprawia wydajność przetwarzania aplikacji.

Pomijanie ważnych działań i terminów

Problem: menedżerowie mogą zapomnieć o ważnych czynnościach, takich jak połączenia wyjaśniające, co może wpłynąć na jakość obsługi aplikacji.

Rozwiązanie z Bitrix24: konfigurowanie przypomnień i automatycznych powiadomień pomaga menedżerom utrzymać się na powierzchni i nie przegapić ważnych zadań. To znacznie poprawia szybkość reakcji na aplikacje i satysfakcję klienta.

Brak analizy aplikacji

Problem: bez gromadzenia i analizowania danych aplikacji trudno jest wiedzieć, które kanały działają lepiej i gdzie występują problemy w działaniu.

Rozwiązanie Bitrix24: CRM pozwala zbierać analizy wszystkich przychodzących aplikacji, identyfikować udane kanały pozyskiwania klientów, a także analizować przyczyny pominięcia aplikacji. Umożliwia podejmowanie świadomych decyzji w celu usprawnienia procesów.

Dlaczego CRM jest zaimplementowany, a dane w nim nie są poprawnie przechowywane?

Błędy początkujących: Niezgodność formatów danych. Jeśli dane pochodzące z innych systemów mają inny format (np. daty, numery telefonów itp.), mogą nie zostać poprawnie zapisane w CRM.

Nieprawidłowa integracja. Błędy podczas konfigurowania integracji między CRM a innymi systemami (strona internetowa, śledzenie połączeń, Śledzenie poczty e-mail) mogą prowadzić do utraty lub nieprawidłowego przesyłania danych. Skonfiguruj automatyczną integrację między CRM a systemem zarządzania treścią (CMS) swojej witryny. Umożliwi to automatyczne przesyłanie danych o nowych zgłoszeniach, rejestracji użytkowników i innych działaniach. Podpowiemy Ci, jak wybrać integratora.

Błędy w procesach biznesowych. Źle skonfigurowane procesy biznesowe mogą spowodować, że dane nie przejdą niezbędnych kroków przed zapisaniem ich w CRM. Dlatego ważne jest, aby nie tylko kupić system, ale zwrócić się do doświadczonego zespołu w celu dostosowania procesów biznesowych.

Błędy w ustawianiu powiadomień i statusów. Taki system statusów i przypomnień przyczynia się do bardziej efektywnej komunikacji w zespole. Brak tych komponentów może prowadzić do nieporozumień i konfliktów między współpracownikami.

Case: wdrożenie CRM Bitrix24 w web studio

Rozważ ulepszenia aplikacji studia internetowego w" plasterku". Studio internetowe napotyka różnorodne aplikacje, które wymagają specjalnego podejścia do przetwarzania. Wydajny system CRM, taki jak Bitrix24, pomógł zorganizować pracę z aplikacjami, biorąc pod uwagę specyfikę każdego typu.

Rodzaje wniosków i ich różnice w przetwarzaniu:

Aplikacje do tworzenia stron internetowych na zamówienie

Specyfika: wymagają szczegółowej dyskusji na temat wymagań klienta, uzgodnienia szczegółów projektu, funkcjonalności, szczegółowej odprawy i oceny.

Co zrobiłeś: utworzyłeś szablony dokumentów w Bitrix24, które pozwalają przyspieszyć i usprawnić następujące procesy:

• Kontakt podstawowy.
• Briefing i zbieranie wymagań dotyczących tworzenia stron internetowych, projektowania.
• Koordynacja TK (zadania techniczne).
• Wynik: przyspieszenie: 70-85% czasu skrócone na etapach pierwszego kontaktu; na etapie briefingu — 60-70% czasu skrócone; na etapie uzgadniania TK-50-65% czasu skrócone.

Wnioski o zakup gotowego rozwiązania opartego na CMS

Specyfika: klienci mają już pewne pojęcie o produkcie i jego możliwościach.

Przetwarzanie: ważne jest jak najszybsze dostarczenie informacji o dostępnych rozwiązaniach.

Wynik: zautomatyzowane tworzenie propozycji na podstawie gotowych szablonów. Trzeba było poświęcić czas na opracowanie chatbota, ale zautomatyzowane tworzenie ofert na podstawie gotowych szablonów znacznie zmniejszyło obciążenie personelu.

Chatbot automatycznie odpowiada na częste pytania klientów, co zmniejsza obciążenie menedżerów sprzedaży i pozwala im skupić się na bardziej złożonych zapytaniach.

Bot może szybko i trafnie dostarczać informacje o produktach, cenach, dostępności i funkcjach, oszczędzając czas zarówno klientowi, jak i menedżerowi.

Chatbot automatycznie uruchamia wersje demonstracyjne gotowych rozwiązań, zmniejszając potrzebę ręcznej koordynacji.

Chatbot przeprowadza wstępne kwestionariusze klientów, aby zidentyfikować ich potrzeby, co pozwala menedżerom lepiej przygotować się do spotkań i skraca czas na udoskonalenia.

I wisienka na torcie-24/7 dostępność: chatbot działa przez całą dobę, zapewniając informacje i wsparcie poza godzinami pracy, co zwiększa zaangażowanie klientów. Ponadto Chatbot jest w stanie współpracować z wieloma klientami jednocześnie.

Wnioski o udoskonalenia stron internetowych

Specyfika: klienci domagają się zmian lub ulepszeń istniejącej witryny. Na przykład, jeśli witryna została stworzona jako strona docelowa do uruchamiania reklam kontekstowych, a teraz klienci chcą platformy, która będzie się rozwijać dzięki promocji w wyszukiwarce.

Przetwarzanie: należy ocenić, jakie zmiany należy wprowadzić, w jakiej kolejności, a także wykonalność takich zmian. Być może bardziej odpowiednia jest nowa strona. Potrzebna ocena. Tutaj wszystko jest dość indywidualne i nie ma dokładnych wskaźników, ale wynik łączy zalety dwóch pierwszych punktów sprawy: przyspieszenie przetwarzania wniosków znacznie przyspieszyło wzrost, a obciążenie personelu spadło.

Chcesz, aby nie było problemów z przetwarzaniem aplikacji? Porozmawiamy o twoich bólach. Zaproponujemy rozwiązania.